Adequação ao eSocial: etapas para uma implantação segura

Adequação ao eSocial: etapas para uma implantação segura Sua empresa está preparada? O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) irá unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tendo por finalidade a padronização dos procedimentos de transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações relativas aos trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos ou contribuintes individuais. Serão muitas as adequações necessárias antes e durante a implantação do eSocial. Diante disso, a Domingues e Pinho Contadores elaborou uma lista de procedimentos para que sua empresa possa conduzir a implantação segura do sistema. 1. Conheça a sua empresa Antes de qualquer procedimento de adequação, deve ser realizado um estudo sobre as rotinas que de alguma maneira estarão envolvidas com o eSocial. É muito importante o conhecimento de todos os processos relacionados ao Recursos Humanos – RH e ao Departamento de Pessoal – DP. Assim como ter total domínio de todas as características do negócio da empresa, pois desta forma será possível saber qual rotina sofrerá impacto de acordo com a nova metodologia de trabalho implementada. 2. Conscientize os gestores sobre a necessidade de adequação ao eSocial Há muito trabalho a ser realizado, tanto de coleta de dados e parametrizações de sistemas como de redefinição de procedimentos e/ou processos. Será necessária a integração de todos os departamentos envolvidos para que a empresa consiga atender aos prazos desta nova forma de trabalho. Além disso, a conscientização da gestão da empresa sobre a criticidade deste projeto é de extrema importância. Como há tarefas de maior complexidade que exigem um alto nível de conhecimento técnico especializado e demandam maior prazo para conclusão, torna-se fundamental a participação de um profissional qualificado na gestão destes trabalhos e no estabelecimento de prioridades. 3. Revise os processos de departamento pessoal Toda a rotina de DP e RH deve estar adequada à legislação. É relevante que seja verificado se: a) a ficha cadastral dos funcionários está atualizada, b) os documentos solicitados no ato da admissão são suficientes para preencher todos os campos do eSocial, c) os lançamentos de afastamentos são realizados da forma correta dentro da GFIP, d) as rubricas pagas estão sendo tributadas da devida forma. 4. Dê atenção à forma de envio das informações e seus prazos Todos os envolvidos devem ter conhecimento sobre o eSocial. Vale ressaltar que este projeto não altera a legislação trabalhista e previdenciária, no entanto os prazos já existentes deverão ser observados com maior cautela, pois os órgãos governamentais participantes do eSocial receberão as informações de forma imediata, e assim poderão detectar facilmente o não cumprimento dos prazos já estabelecidos. De acordo com a atual legislação, por exemplo, no caso de contratação de empregado, o exame médico admissional (Atestado de Saúde Ocupacional – ASO) deve ser realizado antes ou, no máximo, na data de contratação. No entanto, hoje o cumprimento desta obrigação somente pode ser constatada mediante análise física do ASO, devendo obrigatoriamente ocorrer de forma presencial pelo Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho (órgão responsável pela fiscalização das normas de saúde e segurança do trabalho). Com o eSocial, teremos uma sensível alteração, pois a não realização do exame dentro do prazo será automaticamente constatada pelo órgão fiscalizador. Dentre os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) há o evento “S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador”, no qual o empregador deverá declarar a data de realização do exame, CRM e nome do médico responsável, dentre outros dados. O cronograma de implantação prevê a adoção obrigatória do sistema em duas fases: (i) a partir de 1° de janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais (a partir de 2016) e (ii) a partir de 1° de julho de 2018 para as demais empresas. 5. Realize a qualificação cadastral e trate os saneamentos De fato, um dos trabalhos iniciais deve ser o saneamento dos dados cadastrais dos empregados. Este processo é denominado “qualificação cadastral” que consiste, basicamente, em confrontar informações de nome, CPF, data de nascimento e NIS para que sejam idênticas às das bases da Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal. Estas informações serão a chave de identificação dos empregados. Qualquer divergência bloqueia a transmissão de eventos do eSocial para o empregado, prejudicando a prestação da informação dentro do prazo definido. Estas divergências são muito frequentes, como pessoas que alteram o nome após o casamento. Nestes casos, é comum ter no cadastro do CPF um nome diferente do cadastro do NIS. Por isso a importância do empregador iniciar este trabalho com urgência. 6. Elabore novos processos e defina os prazos Após ter conhecimento das novas normas e dos processos da empresa é necessário que sejam levantados os pontos que ainda permanecem em desacordo com a legislação trabalhista, como: admissão, demissão, alteração contratual retroativa; início do gozo e falta de pagamento em dobro; realização de horas extras superior a 2 horas; falta de acordo de compensação ou banco de horas; pagamento de rubricas com falta de incidências de INSS, FGTS e IRRF; cadastro incompleto dos funcionário e seus dependentes; não cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho tal como PPRA, PCMSO, CIPA e demais; cargos e funções incompatíveis com o CBO - Classificação Brasileira de Ocupações e com o grau de instrução dos funcionários; concessão de benefícios indiretos de forma privilegiada com tributação indevida; e pagamento de ajuda de custo em desacordo com a legislação. Com o envio das informações de forma online, a autoridade fiscal receberá de forma automática os dados da empresa e identificará todos os procedimentos que estão em desconformidade, podendo a empresa passar a sofrer autuações praticamente diárias. Desta forma, é importante que sejam corrigidas práticas e se iniciem as novas políticas dentro da rotina da empresa. 7. Crie um manual de instrução Para que os procedimentos sejam perfeitamente conhecidos na empresa, é importante que seja criado um manual com todos os prazos e definições internas. Este deve ser amplamente divulgado entre os colaboradores para padronização da política da empresa, evitando tratamento distintos para casos idênticos. Da mesma forma, deve ser definida a responsabilidade de cada departamento quanto as informações que serão imputadas no sistema do eSocial, já que o envio das informações acontecerá com prazos diferenciados. Deverá acontecer uma integração maior entre os departamentos, já que as informações serão originadas de diversos setores como Recursos Humanos, Fiscal, Financeiro e Contábil. 8. Fique atento aos eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) Outro ponto de muita atenção está relacionado aos eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), os quais serão obrigatórios somente após os seis primeiros meses dos demais eventos. O empregador deve ficar atento ao efetivo cumprimento desta obrigação, tanto empresas que contam com departamentos internos de SST, para a adequação de sistemas e integração de todas as áreas envolvidas, como as empresas que contratam estes serviços de terceiros. No caso de contratação de terceiros, a empresa deve acompanhar se o sistema utilizado pelo prestador atende às novas exigências do eSocial, definindo responsabilidades e um processo claro de comunicação para o tratamento e envio do arquivo XML. Este acompanhamento é de fundamental importância, pois a não adequação do sistema do prestador deve ser fator de preocupação para a empresa contratante. 9. Observe a sequência de transmissão de eventos e tabelas Estão previstos nos leiautes do eSocial uma série de eventos e tabelas com informações detalhadas sobre trabalhadores e empregadores. Todas estas informações serão centralizadas e armazenadas no ambiente nacional do eSocial. Para a transmissão destes eventos e tabelas, haverá uma sequência que deve ser respeitada. Por exemplo, para transmitir um evento de contratação de empregado (S-2200), o empregador terá de alimentar o ambiente do eSocial previamente com determinadas tabelas como a tabela de cargos (S-1030) e a tabela de horários (S-1050), entre outras. Sem a prévia transmissão destes eventos, o empregador estará impossibilitado de informar a contratação no sistema. 10. Tenha um controle relacionado ao Cruzamento das informações O eSocial não se resume apenas a uma ferramenta de unificação de todas as obrigações já existentes (CAGED, GFIP, RAIS, CAT, dentre outras). Com esta nova obrigação, teremos um nível de detalhamento sensivelmente maior, se comparada à forma como estas informações são prestadas atualmente, e, por consequência, uma maior exposição das empresas. Será necessário ter um controle de todas as informações entregues, pois certamente quaisquer irregularidades ou inconsistências serão facilmente detectadas. Como exemplo, podemos comparar à GFIP. Hoje o empregador declara através desta obrigação a base de cálculo para as contribuições previdenciárias de cada empregado sem detalhar à Receita Federal quais as rubricas que compuseram esta base de cálculo. Com o início do eSocial, o empregador terá de declarar cada rubrica da folha de pagamento (salário, comissão, hora extra, etc.) para cada empregado, podendo utilizar-se de uma tabela própria de rubricas, mas sempre atrelada a uma tabela de rubricas padrão do eSocial com incidências previamente definidas. Assim, qualquer tratamento diferenciado da empresa para determinada rubrica será facilmente identificada. 11. Ofereça treinamentos aos seus profissionais Com a implementação do eSocial será criada uma nova realidade para os profissionais que trabalham na área, pois haverá um aumento da demanda inicial de trabalho com a parametrização do sistema, coleta de dados, formalização de processos, padronização de rotinas, ou seja, demandará maior capacidade técnica, especialização e conhecimento da legislação para o cumprimento de prazos definidos nesta. Fonte: http://www.dpc.com.br/pt-br/especialista/22943

Contagem regressiva para o e-Social Um dos grandes desafios que observamos nas empresas diz respeito ao número excessivo de obrigações principais e acessórias nas rotinas de administração de pessoal, saúde e segurança. Agora, o anseio dos profissionais que atuam com estas rotinas é dar conta do eSocial, que prevê a adoção de uma nova sistemática de trabalho. Segundo o comitê representante do governo federal, todas as informações exigidas no eSocial já são fornecidas para os entes envolvidos. A grande novidade é a nova forma de prestação das informações e o avanço tecnológico em sistemas. Parece simples, mas não é! O e-Social têm sido alvo de muitos debates acerca das dificuldades encontradas para as adequações necessárias ou pela volatilidade de sua normatização, seja por falta de conhecimento, pela baixa maturidade nos fluxos de trabalho ou investimentos necessários para atender ao eSocial. Porém, os profissionais não poderão mais procrastinar esta obrigação, visto que há uma contagem regressiva para a sua entrada. Pensando nisso, elaboramos esse artigo vai apresentar as características principais do eSocial, seu funcionamento, alguns impactos e mostrar os sete passos para implementar um projeto em sua empresa. Esperamos que seja útil em sua estratégia para o cumprimento desta nova obrigação. Boa leitura! O que é o e-Social? O e-Social é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional (Decreto 8.373/2014). O e-Social é integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que consiste na modernização da sistemática do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e órgãos fiscalizadores. Como parte integrante do Sped, pode ser considerado uma evolução em relação às demais escriturações, visto que consiste numa ação conjunta de diversos órgãos e entidades do governo federal pela prestação única das informações, a serem armazenada no Ambiente Nacional do eSocial, de onde serão extraídas pelos diversos entes, no limite de suas respectivas competências e atribuições. Quais são os órgãos ou entidades envolvidos? Para a organização e implementação, foram instituídos dois comitês para o e-Social: Comitê Diretivo Com atribuições para o estabelecimento do prazo máximo para entrada do e-Social; elaboração e acompanhamento de diretrizes e políticas; acompanhamento das ações e integrações decorrentes do e-Social; proposição de ações e parcerias para comunicação, divulgação e aperfeiçoamento do e-Social entre os empregadores e empregados; indicação de ajustes nos processos de trabalhos dos órgãos, visando à melhoria da qualidade da informação e dos serviços prestados à sociedade. O Comitê Diretivo é representado pelos seguintes entes: Ministério da Fazenda. Ministério do Trabalho e Previdência Social. Secretaria da Micro e Pequena Empresa. Comitê Gestor Com atribuições para a criação de diretrizes, especificação, desenvolvimento, implantação e manutenção do ambiente nacional; integração com os demais módulos do sistema; auxílio e regulamentação para o compartilhamento e a utilização das informações armazenadas no ambiente nacional do e-Social; e aprovação do Manual de Orientação do eSocial e suas atualizações. O Comitê Gestor é representado pelos seguintes entes: Ministério do Trabalho e Previdência Social. Secretaria da Receita Federal do Brasil. Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal. Como será o funcionamento do e-Social? Para compreender melhor o funcionamento do e-Social, destacamos que dentre os princípios da concepção deste estão: A racionalização e a simplificação no cumprimento de obrigações. A eliminação da redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas. Diante disso, o e-Social propõe em sua arquitetura um modelo operacional que inicia com a transmissão dos dados pelo empregador, o tratamento das informações no ambiente nacional e a disseminação destas para os órgãos competentes. O novo cenário propõe que sejam substituídas as diversas obrigações prestadas a diferentes órgãos, para uma única forma de prestação de informações. Como obrigações acessórias a serem substituídas destacamos: o livro de registro de empregado, a folha de pagamento, a GFIP, a RAIS, o CAGED, a DIRF, a comunicação do acidente de trabalho (CAT) e o perfil profissiográfico previdenciário (PPP). O que precisa ser declarado ao e-Social? Para que as diversas obrigações acessórias possam ser substituídas, o e-Social precisará que sejam informados os dados cadastrais e registro de empregadores, trabalhadores com e sem vínculo empregatício e dependentes de trabalhadores avulsos e empregados. Dados relacionados à folha de pagamento e outros fatos geradores, bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, sociais, sindicais, do FGTS e do IRRF. O e-Social é composto por 45 eventos agrupados da seguinte forma: Iniciais É o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do e-Social. São eventos que identificam o empregador / contribuinte / órgão público, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa. Inclui-se neste grupo, o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos e afastados no momento da implantação do e-Social. De Tabelas Eventos que são responsáveis por uma série de informações que validam os eventos iniciais, não periódicos e periódicos, tais como: cargos, funções, horários e turnos de trabalho, rubricas, ambientes de trabalho, lotações tributárias, entre outros. Buscam a otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações no Ambiente Nacional do e-Social, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do layout. Não Periódicos São os eventos que não possuem uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador / órgão público e o trabalhador, que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais, tais como: a admissão, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos, o desligamento, o acidente de trabalho, entre outros. Periódicos São aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias, do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos a pessoa física, da contribuição sindical patronal, entre outros. Cada evento possui um layout específico, composto por diversos registros e regras de validações. Toda esta composição será extraída do aplicativo do empregador e/ou de integração com os seus fornecedores, observando o atendimento completo das informações exigidas em cada evento. Que áreas ou processos, dentro da empresa, serão afetados? Para atender as exigências do e-Social, diversas áreas devem ser envolvidas. É importante ressaltar que os profissionais vivenciarão em suas rotinas diárias a geração de dados para o e-Social. De acordo com o modelo previsto, diversos eventos precisam ser transmitidos à medida que ocorrem. E as práticas de organização apenas no final do mês, quando ocorre o fechamento da Folha de Pagamento, por exemplo, serão suprimidas por rotinas diárias. Tais rotinas também envolverão outros profissionais de diversas áreas da empresa, tais como: o jurídico, o SESMT, a TI, entre outros. Observe o caso de uma admissão, em que o RH deverá enviar as informações do registro do trabalhador no prazo de 1 dia antes ao início da prestação do serviço. Bem como, se o mesmo está sendo contratado para assumir um cargo novo dentro da empresa, a tabela referente a este cargo deve ser enviada no mesmo prazo. Para o SESMT, a comunicação do acidente de trabalho deve ser encaminhada até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência, e, em caso de morte, de imediato. Ratifica-se a necessidade de informar a CAT ainda que não haja afastamento das atividades laborais do empregado e/ou trabalhador avulso. Já na área jurídica da empresa, a atenção estará voltada para as decisões ou sentenças proferidas aos processos administrativos e judiciais, que interferem na validação de outros eventos do e-Social e influenciam na forma e no cálculo dos tributos devidos e FGTS. A informação prestada para o evento de processos deve ser enviada no início da utilização do e-Social e pode ser alterada no decorrer do tempo, hipótese em que deve ser enviado este mesmo evento com a nova informação, quando da sua ocorrência. A área de TI por sua vez, tem a responsabilidade de manter atualizados os aplicativos de RH, Saúde e Segurança do Trabalho e as integrações necessárias entre sistemas. E, para que as informações completas sejam enviadas ao e-Social, os serviços de web services e certificações digitais precisam manter-se em pleno funcionamento. Estes são apenas alguns exemplos do trabalho conjunto das áreas dentro de uma organização. Por isso, fatores críticos de sucesso para adequação ao e-Social estarão vinculados à modelagem de processos e fluxos de trabalho, compliance trabalhista, adequação da infraestrutura tecnológica e mudança cultural sobre esta nova perspectiva de trabalho. Passando a fase de adequação, com o e-Social estas rotinas ficarão diluídas durante a jornada diária de trabalho, eliminando a sobrecarga dos fechamentos mensais e anuais, bem como a redundância das informações prestadas. Outro fator positivo será o cálculo dos débitos e créditos tributários, com base nas informações consolidadas por período de apuração, no Ambiente Nacional do e-Social. Quais são os reflexos do e-Social para a apuração e recolhimento dos impostos e tributos? Com o novo modelo da prestação de informações, o e-Social também terá um reflexo na apuração das guias para o recolhimento do FGTS, das contribuições previdenciárias e do IRRF. Está previsto o retorno de consulta solicitada, e também o encaminhamento automático ao contribuinte quando ocorrer o encerramento da transmissão dos eventos periódicos do movimento, em determinado período de apuração. Essas consultas apresentarão as eventuais divergências encontradas entre os valores de bases e contribuições informados pelo contribuinte e os calculados pelo sistema. Desta forma, o contribuinte poderá, a partir do esclarecimento obtido pelo retorno detalhado da consulta, retificar as informações prestadas. FGTS Será definido um único modelo de guia – GRFTS. Esta guia servirá para o recolhimento mensal e para o recolhimento rescisório. Como vai funcionar: O empregador envia o conjunto de eventos (vinculados ao período de apuração) para o Ambiente Nacional do e-Social, e realiza o fechamento do período. Ou, no caso do FGTS rescisório, envia o conjunto de eventos do desligamento e devidas remunerações. No Ambiente Nacional do e-Social as informações são validadas e armazenadas. A Caixa Econômica Federal recebe os dados, gera a guia e disponibiliza na página do FGTS. O empregador imprime a guia atualizada, na página do FGTS, para o recolhimento. Contribuição Previdenciária e IRRF A GFIP e a DIRF serão substituídas pela DCTFWeb responsável pela apuração automática dos débitos tributários. E através desta, será gerada um único documento de arrecadação – DARF para o pagamento das contribuições previdenciárias e do IRRF. A Guia da Previdência Social – GPS será gradualmente extinta. Como vai funcionar: O empregador envia o conjunto de eventos, vinculados ao período de apuração, para o Ambiente Nacional do e-Social. O empregador envia os eventos referentes à Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária (EFD – Reinf), que abrange todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. O empregador faz as consultas das totalizações das contribuições previdenciárias e do IRRF, e realiza o fechamento do período. A Receita Federal consulta e efetiva o aproveitamento de débitos e créditos tributários, através dos sistemas de compensações, de restituição e de parcelamentos. A Receita Federal do Brasil, através da DCTFWeb, apura os débitos tributários e gera a DARF. O empregador imprime a DARF atualizada para o recolhimento. Como vimos, o empregador deverá sinalizar que as informações que afetam o cálculo de débitos tributários foram todas transmitidas. A aceitação do evento de fechamento pelo e-Social, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo contempladas naquele movimento, e possibilita a constituição dos créditos e os recolhimentos de contribuições previdenciárias, FGTS e IRRF. A ausência de processos bem definidos e informações qualificadas, podem causar dores de cabeça ao empregador no futuro. Nos casos mais graves, com o atraso da entrega ao e-Social, a empresa não conseguirá fazer o recolhimento dos impostos e tributos, cumprir com os prazos das obrigações trabalhistas, acarretando multas. Para suprir todas estas demandas, o empregador pode precisar de investimento em recursos humanos e tecnológicos, portanto, é muito importante nesta contagem regressiva que sua estratégia seja acompanhada de um bom plano de projeto. Conheça os sete passos para a implementação do projeto eSocial em sua empresa Muitas vezes, quando nos deparamos com o tempo necessário para planejar uma ação podemos ter uma sensação do adiamento da execução e o planejamento seria somente mais um esforço desnecessário. Não existe um único caminho para chegar ao objetivo final, porém o tempo e o desgaste variam de um para outro. Por isso, um percurso bem planejado pode atalhar caminhos ou ainda possibilitar a chegada ao destino final com mais tranquilidade e segurança. Nesta contagem regressiva da entrada ao e-Social é muito importante que os profissionais envolvidos, direta e indiretamente, estejam aptos para a nova sistemática. Por isso, nenhum tempo deve ser desperdiçado em caminhos que distanciem do objetivo desta jornada: cumprir o primeiro envio ao eSocial, com 100% dos processos aderentes à legislação. Logo, um bom planejamento pode propiciar o encontro de um caminho mais favorável, descobrindo os melhores trajetos e prevendo as possíveis pedras e obstáculos que inevitavelmente tenham que ser vencidos. A seguir, elencamos sete passos desta jornada, para que sejam planejados os caminhos que você pretende trilhar durante o ano de 2017. 1º Passo – Desvendando o e-Social Realize pesquisas e compreenda o que é, como funciona e os aspectos importantes das exigências do e-Social. Neste passo, use fontes confiáveis de pesquisa e obtenha as informações sobre importância e a complexidade do projeto e-Social. 2º Passo – Viabilizando o e-Social Torne viável a implementação do projeto e-Social dentro da empresa. Crie um comitê interno responsável por filtrar e direcionar as ações e informações do projeto. Desenvolva uma análise e diagnóstico de adequação de layout exigido pelo governo, avaliando quanto deverá ser investido em pessoas, processos, sistemas e integrações, para tornar possível a entrada ao e-Social. Apresente e valide o escopo do projeto a ser trabalhado com a direção e gestão da organização, esta deve compreender a importância do e-Social e todos os impactos nos processos. 3º Passo – Comunicação Interna Desenvolva um plano de comunicação interna, envolvendo todas as áreas impactadas. O objetivo desta comunicação interna é conscientizar os colaboradores sobre os impactos do e-Social em suas funções, sensibilizando e nivelando o conhecimento de todos os profissionais. 4º Passo – Capacitação da Equipe Capacite os profissionais envolvidos com o projeto. Este passo consiste na clarificação de conceitos, de regras e do funcionamento do e-Social, para aprimorar ou desenvolver conhecimentos que possibilitem o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, a revisão de práticas nas principais rotinas em administração de pessoal, saúde e segurança do trabalho, a auditoria em sistemas e a adequação da infraestrutura tecnológica. 5º Passo – Adequação de Processos Execute as mudanças. Neste passo, a equipe do projeto deve tangibilizar as ações de melhoria, tornando definitivas as mudanças propostas – mudança cultural. O ponto de partida é o mapeamento e revisão dos processos para adequação ao e-Social, contudo, durante o percurso novas demandas podem surgir, alterando o escopo do projeto. Neste momento, a equipe deve estar preparada para analisar, priorizar e conduzir as ações, respeitando o plano do projeto e/ou cronograma de entrada do e-Social. Outra questão fundamental é a preparação do ambiente tecnológico e de segurança da informação para o empregador. Como já vimos, haverá uma troca periódica de informações que precisam ser extraídas das aplicações e repassadas ao Ambiente Nacional do e-Social. A transmissão de dados, então, deve atender plenamente aos layouts estabelecidos, com certificado digital e processo de envio por meio de portal web ou web services. 6º Passo – Soluções Implemente os sistemas. Quando todas as informações já foram obtidas é hora de popular os dados em sistemas. Observe que neste passo, você já tem os sistemas mais aderentes ao e-Social, portanto, o momento é de execução e não mais de avaliação ou análise.

Portanto, implemente as soluções internas e as integrações com fornecedores. Realize parametrizações, revise e complemente informações nas aplicações e valide as integrações entre sistemas, quando necessário. 7º Passo – Conexão com o Ambiente e-Social Envie os dados para o e-Social. Por fim, este último passo refere-se ao envio e acompanhamento do processamento de suas informações no Ambiente Nacional do e-Social. Sendo necessária a liberação dos ambientes de teste, pré-produção e produção, por parte do governo federal, de acordo com o cronograma previsto. Recomenda-se, que nas etapas definidas no projeto, sejam planejados envios aos ambientes de teste e pré-produção, conferindo um tempo maior para ajustes a possíveis erros.

Implantação do eSocial preocupa 86% dos diretores de RH do Brasil

Pesquisa da Robert Half aponta que o treinamento da equipe é o principal desafio dos gestores Dos 100 entrevistados no final de 2014, 46% acreditam que a implantação desse sistema é “muito desafiadora” e 40% preveem “alguma dificuldade” no processo.Dos 100 entrevistados no final de 2014, 46% acreditam que a implantação desse sistema é “muito desafiadora” e 40% preveem “alguma dificuldade” no processo. De acordo com pesquisa da Robert Half, o E-Social – projeto que visa unificar o envio de informações do empregado pelo empregador ao Governo Federal – é uma das mais recentes preocupações dos diretores de RH do Brasil. Lucas Nogueira, gerente de divisão da Robert Half explica o desafio da transição para o novo formato. “Apesar de ser um tema importante, ainda há pouca divulgação de informações e isso gera uma insegurança natural”. Ele alerta que as dificuldades de adaptação devem se concentrar apenas nesse período inicial. “Os gestores devem ter em mente que o E-Social é positivo. É uma excelente ferramenta para diminuir a sonegação de impostos no Brasil e, dessa forma, destacar as empresas que trabalham corretamente”, explica. O executivo aponta que a falta de conhecimento das normas do E-Social pode se refletir em complicações para as organizações, que vão desde atrasar a admissão de um colaborador ou até mesmo travar a folha de pagamento. “Uma boa opção nesse período de implantação do E-Social é a contratação de um profissional temporário especializado na ferramenta”, considera Nogueira. A hipótese é considerada por 54% dos gestores de RH entrevistados. O treinamento e o recrutamento de pessoal, inclusive, são apontados como os principais desafios no processo de implantação do E-Social, na opinião de 50% e 45% dos gestores entrevistados, respectivamente. “Por ser algo recente, é natural que seja mais difícil de encontrar especialistas na ferramenta, o que gera vantagem competitiva aos profissionais que já tiveram experiência na implementação deste sistema ou de outros similares”, comenta Nogueira. O E-Social está para ser lançado há cerca de dois anos, mas ainda não há data definida para sua implantação. Segundo informações da Robert Half, algumas empresas do Brasil, porém, já iniciaram os processos internos de adaptação, no segundo semestre de 2014. Nível de desafio para a implantação do E-Social 46% muito desafiador 40% um pouco desafiador 14% nem um pouco desafiador Principais desafios no processo de implantação (múltipla escolha) 50% treinamento de pessoal 45% recrutamento de pessoal 38% falta de conhecimento sobre a norma 27% aumento da carga de trabalho 21% falta de tecnologia compatível com a da norma 7% falta de tempo para cumprir com a norma 6% nada Fonte: http://www.segs.com.br/

Lançamento do layout do eSocial é aguardado para fevereiro de 2015

Lançamento do layout do eSocial é aguardado para fevereiro de 2015 Elizete Schazmann para o Blog Contabilidade na TV O ano de 2015 deve ser decisivo para a implantação do eSocial. Cerca de 800 mil profissionais terão que ser qualificados para operar o sistema. Veja aqui o vídeo: http://contabilidadenatv.blogspot.com.br/2015/02/lancamento-do-layout-do-esocial-e.html